Oke, bismillahirrohmanirrohiim.. :)
Postingan saya kali ini akan kembali ke manajemen proyek. Namun kali ini lebih ke arah cost, ya benar biaya. Mengapa biaya, jawabannya cukup sederhana karena semua kegiatan pasti tidak luput dari biaya. Terutama sebuah proyek, sebuah proyek harus benar-benar memperhatikan masalah biaya karena sudah dijelaskan di postingan sebelumnya bahwa proyek itu identik dengan hal-hal yang memang terbatas, baik itu waktu, sumber daya, maupun biayanya.
Estimasi Biaya (Cost Estimating)
Estimasi biaya adalah seni memperkirakan (the art of approximating) kemungkinan jumlah biaya yang diperlukan untuk suatu kegiatan yang didasarkan pada informasi yang tersedia waktu itu. Salah satu hal terpenting dalam pembuatan proposal proyek sekaligus pengelolaan proyek adalah estimasi biaya dan penganggaran. Jika estimasi biaya dilakukan dengan kurang hati-hati sehingga menghasilkan perkiraan biaya yang terlalu tinggi (overestimate), pada tahap tender perusahaan bisa kalah dengan pesaing yang mampu menawarkan harga yang lebih rendah dengan kualitas yang sepadan. Sebaliknya, jika estimasi biaya terlalu rendah (underestimate), kemungkinan besar kita bisa menang melawan pesaing untuk mendapatkan proyek dalam tahap tender, tetapi kita akan mengalami kesulitan dalam tahap pelaksanaan. Pada saat proyek berada pada tahap konsepsi sudah harus dilakukan perkiraan biaya sehingga didapatkan perkiraan biaya proyek yang cukup layak untuk ikut dalam tender.
Ada 3 tipe dalam estimasi biaya:
| Tipe Estimasi | Kapan dilakukan | Mengapa dilakukan | Akurasi |
| ROM (Rough of Magnitude) | 3-5 tahun sebelum proyek dikerjakan | Untuk memberikan estimasi biaya dalam rangka seleksi proyek | -25% -- +75% |
| Budgetary | 1-2 tahun sebelum proyek dilakukan | Untuk mengestimasi budget organisasi | -10% -- +25% |
| Definitive | 0-1 tahun sebelum proyek dilakukan | Untuk mengestimasi biaya detail sebuah proyek | -5% -- +10% |
Proses Perkiraan Biaya
Setidaknya ada beberapa pendekatan pokok dalam perkiraan biaya dilihat dari cara pengumpulan informasinya:
- Perkiraan biaya secara Top-Down
Dalam pendekatan ini, pertimbangan diperoleh dari manajer tingkat atas, manajer menengah dan data masa lampau yang berhubungan dengan aktivitas yang serupa. Para manajer tersebut akan memperkirakan biaya seluruh proyek. Selanjutnya hasilnya diberikan kepada manajer dibawahnya. Para manajer di tingkat lebih bawah diharapkan akan melakukan estimasi biaya untuk paket kerja lebih kecil yang merupakan bagian dari proyek. Hal ini diteruskan sampai tingkat paling bawah. Dengan demikian ketika manajer ditingkat tertentu melakukan estimasi biaya untuk beberapa kegiatan dia harus berpikir bahwa biaya maksimal yang bisa dia usulkan haruslah lebih kecil atau sama dengan apa yang sudah diperkirakan oleh manajer diatasnya
- Perkiraan biaya secara Buttom-up
Dengan pendekatan ini hal yang harus dilakukan pertama adalah merinci pekerjaan menjadi paket kerja yang yang detail. Orang-orang yang akan terlibat dalam pengerjaan paket kerja tersebut diminta pendapatnya mengenai biaya yang dibutuhkan dan waktu penyelesaiannya. Pendekatan Buttom-up murni jarang digunakan. Para manajer senior akan merasa sangat riskan jika harus menerapkan pendekatan ini. Karena para manajer cenderung untuk tidak percaya sepenuhnya kepada bawahannya yang mungkin akan melebih-lebihkan perkiraan biaya yang diperlukan dibagiannya serta membangun semacam kerajaan kecil. Disamping itu, karena perkiraan biaya selanjutnya akan digunakan sebagai alat control maka para manajer tersebut enggan untuk memberikan kekuasaan pengendalian ini kepada bawahannya.
- Kombinasi keduanya
Dalam praktiknya, pendekatan kombinasi antara keduanya adalah yang paling sering digunakan. Dalam pendekatan ini, manajer tingkat atas mengundang bawahannya untuk memberikan usulannya mengenai perkiraan biaya untuk pekerjaan yang akan datang. Kepala divisi akan menyampaikan permintaan ini melalui departemen, seksi, subseksi. Kemudian akan mengumpulkan hasil yang diberikan para bawahan ini. Yang perlu ditegaskan disini adalah bahwa dalam pendekatan ini ada catatan yang dilampirkan oleh manajer tingkat atas dalam permintaan yang dikirim ke bawahannya itu. Catatan itu bisa berupa informasi mengenai tenaga kerja maksimal yang boleh ditambahkan, tambahan upah yang diijinkan, proyek mana yang menjadi prioritas utama dan sebagainya. Dengan demikian ketika para bawahan mengirimkan usulan batasan-batasan yang diberikan atasan tadi sudah menjadi pertimbangan.
- Parametric Modeling
Estimasi biaya proyek dilakukan dengan memanfaatkan karakteristik proyek sebagai parameter dalam model matematika. Contohnya adalah Model Aircraft Cost. Salah satu model parameter yang terkenal dibuat oleh Barry Boehm adalah Construktive Cost Model (COCOMO). Model parameter ini digunakan untuk mengestimasi biaya pembuatan perangkat lunak berdasarkan jumlah baris kode (source lines of code/SLOC) atau function points. Lalu dikembangkan lagi COCOMO II, model terkomputerisasi yang sudah tersedia di Web.
Sumber: Buku IT Project Management, Kathy Schwalbe..
0 komentar:
Posting Komentar